Patientenakte auf Anfrage: Was Ärzte und Zahnärzte jetzt zwingend beachten müssen
Steffen Eckhard
Fachanwalt für Medizinrecht, Kanzlei Düsseldorf
Wenn ein Patient seine Behandlungsunterlagen anfordert, zählt schnelles und richtiges Handeln – denn seit einem wegweisenden Urteil des Europäischen Gerichtshofs sind die Spielregeln für Arztpraxen klarer und strenger als je zuvor.
1. Die Rechtslage: Kostenlose Herausgabe ist Pflicht – ohne Wenn und Aber
Das Recht von Patienten, Einblick in ihre Behandlungsakte zu nehmen, ist seit Jahren gesetzlich verankert. Gemäß § 630g Abs. 1 BGB sind Ärzte und Zahnärzte verpflichtet, Patienten auf Verlangen Einsicht in ihre Patientenakte zu gewähren. Über Absatz 2 derselben Vorschrift können Patienten zudem die Überlassung von Abschriften oder Kopien verlangen.
Lange war jedoch strittig, wer die Kosten für Kopien, Ausdrucke oder den postalischen Versand zu tragen hat. Viele Praxen verlangten zumindest einen Kostenvorschuss, bevor sie die Unterlagen herausgaben – nicht aus böser Absicht, sondern weil der Aufwand für Mitarbeiter schlicht nicht unerheblich ist.
Diese Praxis ist seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 26. Oktober 2023 (Az. C-307/22) nicht mehr zulässig. Der EuGH entschied auf Vorlage des Bundesgerichtshofs unmissverständlich: Patienten haben das Recht, eine erste Kopie ihrer Patientenakte unentgeltlich zu erhalten. Die Rechtsgrundlage bilden Art. 15 Abs. 1 und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit Art. 12 Abs. 5 DSGVO, die eine kostenfreie Auskunftserteilung vorschreiben.
Konkret umfasst dieser Anspruch eine vollständige Kopie der Dokumente aus der Patientenakte – also Diagnosen, Untersuchungsergebnisse, Befunde der behandelnden Ärzte sowie Angaben zu Behandlungen und Eingriffen. Der Patient muss sein Begehren dabei nicht begründen. Er muss auch nicht darlegen, dass er die Unterlagen ausschließlich aus datenschutzrechtlichen Gründen benötigt – selbst wenn er sie zur Vorbereitung eines Haftungsanspruchs anfordert, bleibt der Anspruch vollumfänglich bestehen.
Praxishinweis: Nur für eine zweite oder weitere Kopie kann die Praxis ein angemessenes Entgelt verlangen. Für die erste Anforderung gilt: keine Kosten, keine Vorleistungspflicht für den Patienten. Die bisherige Regelung in § 630g Abs. 2 Satz 2 BGB, die dem Patienten die Kosten auferlegte, ist insoweit als unionsrechtswidrig einzustufen.
2. Die Frist: Unverzüglich handeln – ein Monat ist die Grenze
Nicht nur die Kostenfreiheit, sondern auch die Schnelligkeit der Reaktion ist rechtlich bindend geregelt. Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO muss die Praxis auf ein Auskunftsersuchen spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang reagieren. Nur in nachweislich komplexen Fällen ist eine einmalige Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate zulässig – diese Verlängerung muss jedoch zwingend innerhalb der ersten Monatsfrist dem Patienten mitgeteilt und konkret begründet werden.
Was zählt nicht als zulässiger Grund für eine Verlängerung? Urlaub oder Krankheit einer Mitarbeiterin sind nach herrschender Praxis der Datenschutzbehörden ausdrücklich keine akzeptierten Gründe. Die Organisation einer Vertretungsregelung liegt in der Verantwortung der Praxis.
Wenn die Frist ohne berechtigte Verlängerung verstreicht, liegt bereits ein Verstoß gegen Art. 12 Abs. 3 DSGVO vor – mit potenziell weitreichenden Folgen (dazu sogleich).
Praxishinweis: Wir empfehlen, intern eine klare Zuständigkeit zu schaffen: Benennen Sie einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin, der/die für die Bearbeitung solcher Anfragen verantwortlich ist – und stellen Sie sicher, dass es für Urlaubs- und Krankheitszeiten eine namentlich benannte Vertretungsregelung gibt.
3. Die Konsequenzen: Drei Risiken, die Sie kennen müssen
a) Klage auf Herausgabe – mit Kostenfolge für die Praxis
Kommt die Praxis dem Herausgabeverlangen nicht oder nicht rechtzeitig nach, kann der Patient anwaltliche Hilfe in Anspruch nehmen und den Anspruch gerichtlich durchsetzen. Dabei ist zu beachten: Der Anspruch auf Herausgabe selbst ist rechtlich eindeutig. Gestritten wird dann nicht mehr über das „Ob", sondern allenfalls über formale Fragen – etwa ob die Aufforderung ordnungsgemäß zugegangen ist. Der Streitwert für einen solchen Herausgabeanspruch wird in der Praxis häufig auf 500 bis 1.000 Euro angesetzt. Daraus entstehen Anwalts- und Gerichtskosten, die die Praxis allein deswegen tragen muss, weil sie die Unterlagen nicht rechtzeitig versendet hat.
b) Bußgelder durch die Datenschutzbehörde
Die unterlassene oder verspätete Auskunft ist nicht nur zivilrechtlich relevant, sondern stellt auch einen Verstoß gegen die DSGVO dar, der von den Landesdatenschutzbehörden mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Theoretisch sieht Art. 83 Abs. 5 DSGVO Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor. In der Praxis verhängen die deutschen Aufsichtsbehörden bei Fristversäumnissen in kleineren Betrieben Beträge zwischen 5.000 und 65.000 Euro. Hinzu kann ein Schadensersatzanspruch des Patienten nach Art. 82 DSGVO kommen, den Arbeitsgerichte in vergleichbaren Konstellationen mit 1.000 bis 5.000 Euro pro Verstoß angesetzt haben.
c) Meldepflicht gegenüber der Haftpflichtversicherung
Dieser Punkt wird häufig übersehen, ist aber von erheblicher Bedeutung: Fordert ein Patient seine Behandlungsunterlagen an, ist dies in aller Regel kein routinemäßiges Informationsbegehren. Erfahrungsgemäß geschieht dies zur Vorbereitung einer haftungsrechtlichen Auseinandersetzung – etwa um die Unterlagen einem auf Medizinrecht spezialisierten Anwalt, einer Gutachterkommission oder einem ärztlichen Sachverständigen vorzulegen.
Das bedeutet: Bereits die Anforderung der Patientenakte kann als Vorbote eines möglichen Haftungsanspruchs gewertet werden. Ihre Berufshaftpflichtversicherung verlangt in aller Regel eine Schadensanzeige nicht erst dann, wenn ein Schaden eingetreten ist, sondern bereits dann, wenn ein Schadensfall drohen könnte. Wir empfehlen deshalb dringend, der Haftpflichtversicherung die schriftliche Anforderung der Patientenakte unverzüglich zu melden und das entsprechende Schreiben des Patienten beizufügen. Versäumen Sie diese Meldung, riskieren Sie im Ernstfall den Verlust des Versicherungsschutzes.
Was bedeutet das für Sie?
Die Rechtslage ist seit dem EuGH-Urteil vom Oktober 2023 in allen wesentlichen Punkten geklärt und die Gerichte urteilen entsprechend. Für Ärzte und Zahnärzte ergeben sich daraus drei klare Pflichten:
Unser Rat: Nehmen Sie jede Anforderung von Patientenunterlagen ernst. Priorisieren Sie diese intern, stellen Sie Vertretungsregelungen sicher – und melden Sie den Vorgang Ihrer Haftpflichtversicherung. Das kostet Sie wenig Aufwand, schützt Sie jedoch vor erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken.
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